Определение за административен асистент

Понятието спомагателно , което произтича от латинската дума auxiliāris , се използва, за да се квалифицира лицето или нещото, което осигурява помощ или някакъв вид помощ . Административният , от своя страна, се позовава на това, което е свързано с администрацията (актът на организиране или организиране на ресурсите за постигане на целта).

Понятието административен асистент се отнася до позиция или длъжност, която съществува в повечето компании . Административният асистент отговаря за развитието на различни дейности на администрацията на дружеството .

Административните асистенти извършват типична офис работа: архивиране на документи, извършване на документация, управление на дневния ред и др. Обикновено тези хора са на служба на йерархичен началник, който му помага да изпълнява задачите си.

Мениджърът на фирма например може да поиска от административния асистент да събере всички фактури на покупките, направени през последния семестър, за да анализира разходите, действащите гаранции и други данни . Административният асистент, от друга страна, може да бъде помолен да комуникира с клиенти, които регистрират дълг към фирмата, за да координират, когато даден събирач може да оттегли плащането.

Административният асистент трябва да има познания за обслужване на клиенти и доставчици, маркетинг , търговски техники, стандарти за качество, протокол, човешки отношения, документация и информационни технологии, наред с други теми. Колкото повече знания притежава административен асистент, толкова по-добре той / тя може да развива своята работа и колкото повече възможности ще трябва да нарасне във вътрешната структура на организацията.

Въпреки, че понякога тази позиция не получава много уважение от обществото, тъй като тя не е на високо йерархично ниво, е необходимо да се подчертае, че офисите не биха могли да функционират правилно и ефективно, ако не бяха административните сътрудници . Широкият и разнообразен брой задачи, които изпълняват ежедневно, трябва да се разглеждат заедно, за да се оцени тяхната важност.

Основното е присъствието на административния асистент в компания, чиято работа зависи до голяма степен от използването на информация и функционирането на административните системи. Да видим по-долу някои от най-важните му функции в детайли:

* административна подкрепа : извършва се чрез фотокопиране на документи, архивиране, изпращане на съобщения чрез цифрови канали, телефонна помощ, управление на входа и регистрация на входящи съобщения. В допълнение към тези специфични задачи, не е необичайно да се замени персоналът на телефонната централа и приемането, когато те липсват;

Управление на кореспонденцията : макар през последните десетилетия обемът на физическата кореспонденция да е намалял значително поради пренаселеността на интернет, компаниите продължават да изпращат и получават пакети, а работата на административния асистент е от ключово значение за достигане на всичко до своята дестинация;

* Управление на файлове : тази точка може да доведе до объркване, тъй като в големите компании обикновено има конкретна позиция за администриране на файла . Въпреки това, когато обемът на документите не е толкова голям, административният асистент може да поеме поръчката и да ги съхранява за по-късна употреба;

* контрол на персонала : сред задачите им в тази област е записът за отсъствия, отработени часове, права на почивни дни и претенции;

* транскрипция на текстове : обичайно е да ги помолите да предадат чернова на компютъра или да записват запис;

* счетоводство : като че ли всичко това не е достатъчно, някои административни сътрудници имат задължението да изпълняват задачи като изготвяне на фактури и изчисляване на заплатите, принос за социално осигуряване, приспадане на данъци и разходи за поръчки.

border=0

Търсете друго определение